Klokkenluidersregeling
Dit is een vertaling van het Engelse origineel. Bij afwijkingen geldt de Engelse versie.
Met deze klokkenluidersregeling leggen wij uit hoe medewerkers van Randek AB en Randek Robotics AB ernstig wangedrag kunnen melden zonder hun verplichtingen jegens de werkgever te schenden.
Het doel van deze regeling is duidelijke richtlijnen te geven over wanneer en hoe ernstig wangedrag moet worden gemeld in gevallen waarin de gebruikelijke meldroute niet geschikt is.
Alle meldingen van ernstig wangedrag moeten eerlijk, objectief en vertrouwelijk worden behandeld.
Deze regeling is gebaseerd op de Europese klokkenluidersrichtlijn (EU) 2019/1937 en voldoet aan de Zweedse wet (2021:890), de Zweedse wet ter bescherming van klokkenluiders. De wet biedt bescherming tegen represailles voor personen die werkgerelateerd wangedrag melden en stelt eisen aan meldkanalen, vertrouwelijkheid, documentatie en opvolging.
Wij streven naar een positieve werkcultuur met open communicatie over bedrijfszaken. Ook als er geen sprake is van wangedrag dat op grond van deze regeling tot een klokkenluidersmelding zou leiden, moedigen wij medewerkers aan om gewone kwesties op de werkvloer waar dat gepast is eerst met hun directe leidinggevende te bespreken.
Geldt voor alle medewerkers
De regeling is van toepassing op alle medewerkers, ongeacht hun arbeidsstatus, en op ingehuurde consultants van adviesbureaus.
De bescherming op grond van deze regeling kan ook gelden voor sollicitanten, voormalige medewerkers, stagiairs, uitzendkrachten, leveranciers, aannemers en andere personen die in een werkgerelateerde context informatie over wangedrag verkrijgen.
Klokkenluiden
In deze regeling verstaan wij onder klokkenluiden dat een persoon informatie meldt over werkgerelateerd wangedrag, waarbij het openbaar belang ermee gediend is dat de informatie bekend wordt.
Klokkenluiden gaat over ernstig wangedrag binnen de activiteiten van Randek dat gevolgen kan hebben voor het bedrijf, medewerkers, klanten, zakelijke partners, de samenleving of het algemeen belang.
In welke situaties kan alarm worden geslagen?
Medewerkers en andere personen die onder deze regeling vallen, kunnen informatie melden over wangedrag in de activiteiten van de werkgever.
Voorbeelden van meldbaar wangedrag zijn:
- strafbare feiten;
- corruptie of omkoping;
- fraude of financiële onregelmatigheden;
- discriminatie, pesten of intimidatie;
- ernstige schendingen van de eisen voor gezondheid en veiligheid;
- overtredingen van milieuwetgeving;
- schendingen van wetgeving inzake gegevensbescherming;
- overtredingen van toepasselijke wet- en regelgeving;
- handelingen die het openbaar belang ernstig kunnen schaden.
De melder hoeft niet te bewijzen dat er sprake is van wangedrag. De bescherming geldt wanneer de melder ten tijde van de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie juist was.
Hoe kan een medewerker alarm slaan?
Voor het indienen van een melding is geen specifiek formulier nodig.
Om het meldproces te vergemakkelijken heeft Randek echter bepaald dat meldingen via het volgende interne meldkanaal worden ingediend:
Alle meldingen worden ontvangen door Linda Liljegren. Een melding kan worden ingediend:
- Schriftelijk, per brief aan Randek AB, Vagnsvägen 1, 311 32 Falkenberg, Zweden, met de vermelding “Vertrouwelijk: Linda Liljegren” (een brief kan anoniem worden verstuurd).
Een melder kan verzoeken de melding anoniem te behandelen. Tenzij de klokkenluider anders verzoekt, wordt alles in het werk gesteld om de identiteit van de melder te beschermen.
De personen binnen de organisatie die toegang hebben tot ontvangen meldingen zijn de aangewezen ontvanger en Human Resources. Zij zijn verantwoordelijk voor een vertrouwelijke en zorgvuldige behandeling van meldingen.
De melder kan er ook voor kiezen extern te melden bij een bevoegde overheidsinstantie die op grond van de Zweedse klokkenluiderswetgeving is aangewezen. Medewerkers kunnen vrij kiezen of zij intern of extern melden.
Voorbeelden van bevoegde instanties zijn:
- Arbetsmiljöverket
- Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
- Konkurrensverket
- Finansinspektionen
- Naturvårdsverket
Een actuele lijst van externe meldinstanties is te vinden op de websites van de Zweedse regering en van de betreffende instanties.
Wat gebeurt er wanneer een melding binnenkomt?
Als de klokkenluider er niet voor heeft gekozen anoniem te blijven en er contactgegevens beschikbaar zijn, volgt binnen zeven (7) dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging.
Direct na ontvangst van een melding vindt een eerste beoordeling plaats om vast te stellen of nader onderzoek nodig is.
De ontvanger van de melding en Human Resources besluiten hoe de zaak verder wordt behandeld en of aanvullende onderzoeksmaatregelen nodig zijn.
Voor zover mogelijk krijgt de klokkenluider terugkoppeling over de maatregelen die naar aanleiding van de melding zijn genomen of gepland.
Deze terugkoppeling volgt binnen een redelijke termijn en uiterlijk drie (3) maanden na de ontvangstbevestiging, tenzij vertrouwelijkheid, wettelijke vereisten of de integriteit van een lopend onderzoek het verstrekken van meer gedetailleerde informatie verhinderen.
Bescherming tegen represailles
Niemand die wangedrag meldt in overeenstemming met deze regeling en de toepasselijke wetgeving, mag het slachtoffer worden van represailles.
Onder represailles vallen onder meer:
- ontslag;
- schorsing;
- degradatie;
- het onthouden van promotie;
- salarisverlaging;
- disciplinaire maatregelen;
- intimidatie of bedreiging;
- pesterijen;
- discriminatie of andere onheuse behandeling.
Elke vorm van represailles tegen een klokkenluider wordt beschouwd als een ernstige schending van deze regeling.
Documentatie en vertrouwelijkheid
Alle meldingen die via het klokkenluiderskanaal van Randek binnenkomen, worden gedocumenteerd en vertrouwelijk behandeld.
De toegang tot dossiergegevens is beperkt tot personen die bevoegd zijn klokkenluidersmeldingen te ontvangen, te onderzoeken en op te volgen.
Persoonsgegevens en dossierdocumentatie worden alleen bewaard zolang dat nodig is om de gemelde kwestie te onderzoeken en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Informatie die niet relevant is voor het onderzoek, wordt zonder onnodige vertraging verwijderd.
Documentgegevens
Versie: 2.2
Laatst bijgewerkt: oktober 2026
Beleidseigenaar: HR-manager Pernilla Allhage
Deze regeling is beoordeeld en bijgewerkt om te voldoen aan de Zweedse wet (2021:890) en Richtlijn (EU) 2019/1937. Toekomstige wetswijzigingen die van invloed zijn op de bescherming van klokkenluiders, meldprocedures, documentatie-eisen of meldtermijnen leiden tot een herziening en, waar nodig, een aanpassing van deze regeling.