Väärinkäytösten ilmoittaminen
Tämä on käännös englanninkielisestä alkuperäistekstistä. Ristiriitatilanteessa englanninkielinen versio on ensisijainen.
Tässä väärinkäytösten ilmoittamista koskevassa toimintaperiaatteessa kerromme, miten Randek AB:n ja Randek Robotics AB:n työntekijät voivat ilmoittaa vakavista väärinkäytöksistä rikkomatta työnantajaa kohtaan olevia velvollisuuksiaan.
Tämän toimintaperiaatteen tarkoituksena on antaa selkeät ohjeet siitä, milloin ja miten merkittävät väärinkäytökset tulee ilmoittaa tilanteissa, joissa tavanomainen ilmoitustie ei ole tarkoituksenmukainen.
Kaikki vakavia väärinkäytöksiä koskevat ilmoitukset on käsiteltävä oikeudenmukaisesti, objektiivisesti ja luottamuksellisesti.
Toimintaperiaate perustuu EU:n ilmoittajansuojadirektiiviin (EU) 2019/1937 ja noudattaa Ruotsin lakia (2021:890) (Ruotsin ilmoittajansuojalaki). Laki suojaa kostotoimilta henkilöitä, jotka ilmoittavat työhön liittyvistä väärinkäytöksistä, ja asettaa vaatimuksia ilmoituskanaville, luottamuksellisuudelle, dokumentoinnille ja seurannalle.
Pyrimme myönteiseen työkulttuuriin, jossa liiketoimintaan liittyvistä huolenaiheista voi keskustella avoimesti. Vaikka kyse ei olisi väärinkäytöksestä, joka edellyttäisi ilmoitusta tämän toimintaperiaatteen mukaisesti, kannustamme työntekijöitä keskustelemaan tavallisista työpaikan asioista ensin lähimmän esihenkilönsä kanssa aina, kun se on tarkoituksenmukaista.
Koskee kaikkia työntekijöitä
Toimintaperiaatetta sovelletaan kaikkiin työntekijöihin työsuhteen muodosta riippumatta sekä konsulttiyritysten vuokraamiin konsultteihin.
Tämän toimintaperiaatteen mukainen suoja voi koskea myös työnhakijoita, entisiä työntekijöitä, harjoittelijoita, vuokratyöntekijöitä, toimittajia, urakoitsijoita ja muita henkilöitä, jotka saavat tietoa väärinkäytöksistä työhön liittyvässä yhteydessä.
Väärinkäytösten ilmoittaminen
Tässä toimintaperiaatteessa väärinkäytösten ilmoittamisella tarkoitetaan sitä, että henkilö ilmoittaa tietoja työhön liittyvästä väärinkäytöksestä, kun tietojen paljastamiseen liittyy yleinen etu.
Väärinkäytösten ilmoittaminen koskee Randekin toiminnassa tapahtuvia vakavia väärinkäytöksiä, jotka voivat vaikuttaa yritykseen, työntekijöihin, asiakkaisiin, liikekumppaneihin, yhteiskuntaan tai yleiseen etuun.
Missä tilanteissa hälytyksen voi tehdä?
Työntekijät ja muut tämän toimintaperiaatteen piiriin kuuluvat henkilöt voivat ilmoittaa tietoja työnantajan toiminnassa esiintyvistä väärinkäytöksistä.
Esimerkkejä ilmoitettavista väärinkäytöksistä:
- rikokset;
- korruptio tai lahjonta;
- petokset tai taloudelliset väärinkäytökset;
- syrjintä, kiusaaminen tai häirintä;
- vakavat työterveys- ja työturvallisuusvaatimusten rikkomukset;
- ympäristölainsäädännön rikkomukset;
- tietosuojalainsäädännön rikkomukset;
- sovellettavien lakien ja määräysten rikkomukset;
- teot, jotka voivat vahingoittaa yleistä etua vakavasti.
Ilmoittajan ei tarvitse todistaa, että väärinkäytös on tapahtunut. Suoja koskee tilannetta, jossa ilmoittajalla oli ilmoitushetkellä perustellut syyt uskoa ilmoitettujen tietojen olevan totta.
Miten työntekijän tulee tehdä hälytys?
Ilmoituksen tekeminen ei edellytä erityisiä asiakirjoja.
Ilmoitusprosessin helpottamiseksi Randek on kuitenkin päättänyt, että ilmoitukset tehdään seuraavan sisäisen ilmoituskanavan kautta:
Kaikki ilmoitukset vastaanottaa Linda Liljegren. Ilmoituksen voi tehdä:
- Kirjallisesti kirjeellä osoitteeseen Randek AB, Vagnsvägen 1, 311 32 Falkenberg, Ruotsi, merkittynä ”Luottamuksellinen: Linda Liljegren” (kirjeen voi lähettää nimettömänä).
Ilmoittaja voi pyytää, että ilmoitus käsitellään nimettömänä. Jos ilmoittaja ei pyydä muuta, ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi tehdään kaikki voitava.
Organisaation sisällä vastaanotettuihin ilmoituksiin on pääsy nimetyllä vastaanottajalla ja henkilöstöhallinnolla (HR). Nämä henkilöt vastaavat siitä, että ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaisella huolellisuudella.
Ilmoittaja voi halutessaan tehdä ilmoituksen myös ulkoisesti toimivaltaiselle viranomaiselle, joka on nimetty Ruotsin ilmoittajansuojalainsäädännön nojalla. Työntekijät voivat vapaasti valita, tekevätkö he ilmoituksen sisäisesti vai ulkoisesti.
Esimerkkejä toimivaltaisista viranomaisista:
- Arbetsmiljöverket
- Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
- Konkurrensverket
- Finansinspektionen
- Naturvårdsverket
Ajantasainen luettelo ulkoisista ilmoitusviranomaisista löytyy Ruotsin hallituksen ja kyseisten viranomaisten verkkosivuilta.
Mitä tapahtuu, kun hälytys vastaanotetaan?
Jos ilmoittaja ei ole valinnut pysyä nimettömänä ja yhteystiedot ovat saatavilla, ilmoituksen vastaanottamisesta lähetetään vahvistus seitsemän (7) päivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta.
Heti ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen tehdään alustava arvio sen selvittämiseksi, onko lisätutkimus perusteltu.
Ilmoituksen vastaanottaja ja henkilöstöhallinto päättävät, miten asiaa käsitellään jatkossa ja tarvitaanko lisätutkintatoimia.
Ilmoittajalle annetaan mahdollisuuksien mukaan palaute ilmoituksen johdosta toteutetuista tai suunnitelluista toimista.
Palaute annetaan kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua vastaanoton vahvistamisesta, ellei luottamuksellisuus, lakisääteiset vaatimukset tai meneillään olevan tutkinnan eheys estä yksityiskohtaisempien tietojen antamista.
Suoja kostotoimilta
Ketään, joka ilmoittaa väärinkäytöksestä tämän toimintaperiaatteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, ei saa kohdella kostotoimin.
Kostotoimia ovat muun muassa:
- irtisanominen;
- työstä pidättäminen;
- tehtävän alentaminen;
- ylennyksen epääminen;
- palkan alentaminen;
- kurinpitotoimet;
- pelottelu tai uhkailu;
- häirintä;
- syrjintä tai muu epäoikeudenmukainen kohtelu.
Kaikki ilmoittajaan kohdistuvat kostotoimet katsotaan tämän toimintaperiaatteen vakavaksi rikkomukseksi.
Dokumentointi ja luottamuksellisuus
Kaikki Randekin ilmoituskanavan kautta vastaanotetut ilmoitukset dokumentoidaan ja käsitellään luottamuksellisesti.
Asiatietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka on valtuutettu vastaanottamaan, tutkimaan ja seuraamaan ilmoituksia.
Henkilötietoja ja asiakirjoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen ilmoitetun asian tutkimiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tutkinnan kannalta merkityksettömät tiedot poistetaan viipymättä.
Asiakirjan tiedot
Versio: 2.2
Päivitetty viimeksi: lokakuu 2026
Toimintaperiaatteen omistaja: HR-päällikkö Pernilla Allhage
Tämä toimintaperiaate on tarkistettu ja päivitetty vastaamaan Ruotsin lakia (2021:890) ja direktiiviä (EU) 2019/1937. Tulevat lainsäädäntömuutokset, jotka vaikuttavat ilmoittajien suojaan, ilmoitusmenettelyihin, dokumentointivaatimuksiin tai ilmoitusmääräaikoihin, johtavat tämän toimintaperiaatteen tarkistamiseen ja tarvittaessa päivittämiseen.